Vor etwas mehr als einem Jahrzehnt wurden Office Automation, Electronic Document Filing, E-Mail, Aufstieg von Cell Phones, automatisierter Workflow und Integration von Office-Systemen mit Administrative Automation zu den heißen Themen des Tages – und den heiligen Worten für eine neue Ära der Fähigkeit. UnordnungWährend in den 1980er und 90er Jahren Unternehmen und Verwaltungen papierschwer geworden waren, führte das Aufkommen von damals neuen Organisationsstrukturen wie Matrix und Vier-Augen-Prinzip zu den Anforderungen an die mehrfache Signatur der Genehmigung unter so einfachen Transaktionen wie Ausgaben Erstattungs-und Reiseanwendungen, IT versprach, das Papier abzuschaffen und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich stärker auf die realen Arbeitsfragen zu konzentrieren. Wie sieht die Realität aus? Einige Studien deuten darauf hin, dass Unternehmen heute mehr Drucker kaufen und einsetzen als je zuvor. Als Drucker teure Kapitalanlagen waren, gab es eine auf jeder Bürofläche – wenn überhaupt. Jetzt hat jede Abteilung eine, wenn nicht mehr. Die Antragsformulare sind jetzt elektronisch, und so können auch Zustimmungsnotizen und Unterschriften sein, aber es gibt eine Tendenz, sie drucken zu lassen … Immerhin ist es besser, es "schwarz-auf weiß" zu haben. Richting? E-Mail, obwohl scheinbar effizienter als Snail-Mail, hat sich zu einem der wichtigsten Produktivitäts-Detractor des 21. Jahrhunderts. Was für ein perfekter Weg, um sich auf die "Not Important/Not Urgent"-Elemente auf der eigenen Aufgabenliste zu konzentrieren und den ganzen Weg beschäftigt zu sehen. Problemlösung ist jetzt nur noch einen Knopfdruck entfernt. Mehrere Automatisierungssysteme mit "In-Prinzip"-Datenintegration über Schnittstellen haben es ermöglicht, die Datenspeicherung in die Höhe zu gewinnen (Speicherung ist billig, erinnern Sie sich …) und die Datenfragmentierung außerhalb der Welt. Und während Meetings immer noch überwiegend manuell sind, gibt es immer noch kein robustes System, um die Effektivität der Begegnung, die konsistente Dokumentation und die Umsetzung vereinbarter Aktionsartikel zu gewährleisten. VerwechslungVor kurzem habe ich bei einem Kunden gelernt, was der Drang zur Automatisierung und Digitalisierung bewirkt hat. Das Unternehmen hatte vor nicht allzu langer Zeit ein weltweit führendes ERP-System implementiert, um den Workflow zu automatisieren und abteilungsübergreifend zu berichten. Der Lagerleiter hatte eine Gewohnheit entwickelt, Inventarunterlagen in handschriftlichen Notizen zu führen, die dann von Finance in ein Excel-Formular umgewandelt wurden. Mit dem neuen ERP-System hat sich das Verfahren insofern weiterentwickelt, als der Lagerleiter nun handschriftliche Berichte, die von Finance in Excel umgewandelt werden, vorbei an Lagerleiter für die Verifizierung, vorbei an Finance mit Änderungen, die nun Das Endergebnis in das ERP-System zu posten, als Grundlage für die Excel-basierte Überprüfung der handschriftlichen Notizen des Lagerleiters im nächsten Monat. Willkommen bei Technology Trap 2.0. Immer wieder neigen Organisationen dazu, drei Dinge auf ihre Ineffizienzen zu werfen: Menschen, Technologie und Geld. Während die Implementierungen automatisierter Systeme offenbar ihr Ziel erreicht haben, den oberen Rängen einen Seelenfrieden zu geben – das "Richtige" getan und für sie leichter lesbare Berichte zu erstellen – Komplexität und Ineffizienz steigert sich auf der Werkstatt und in den Abteilungen der Betriebswirtschaftslehre. Anstatt das Offensichtliche zu tun, – Organisationen, bevor sie Menschen, Technologie und Geld verpflichten, um Komplexität zu bekämpfen und die Effizienz zu verbessern – sollten: Definieren Sie das Problem – welches Problem sie tatsächlich zu lösen versuchen, was ist das Ziel; Entwicklung einer Strategie –, wie dieses Problem auf die effektivste Weise gelöst werden kann, ist Technologie (und Geld) wirklich notwendig, oder sind ihre besseren, nicht offensichtlichen Verbesserungsmöglichkeiten; Widerstand gegen den Drang, die Technologie zur Lösung nicht-technischer Probleme einzusetzen; Planen Sie den Wandel mit einem Fokus auf die Menschen in diesem Prozess –, wie sie jetzt ihre Arbeit tun, was für sie verbessern wird, was sich für sie ändern wird; Führen Sie den Wandel auf der Grundlage von Zielen durch, die nicht auf zuvor verpflichteten Investitionen beruhen – umsetzen, mit dem Schwerpunkt, ob die Ziele erreicht werden oder nicht, stören Sie, wenn nicht. Alles-die-InformationenIoT, Cloud und Industry 4.0 tragen neue Versprechen für einen noch stärker integrierten Workflow, der es dem Team ermöglicht, jederzeit und überall zu arbeiten, neue Wege zu schaffen, Probleme zu lösen und es einzelnen Teams und großen Organisationen zu ermöglichen, Ideen auszutauschen und nahtlos zusammenzuarbeiten. Best-Practice-Beispiele haben gezeigt, dass die Workflow-Automatisierung mit Cloud-Integration zu einer Reduzierung der gesamten Radzeitverkürzung um bis zu 50%, zu einer Effizienz der Mitarbeiterzahl um 25%, zu einer Verringerung des Geschäftsprozesses um 18% führen kann. Um diese Vorteile zu nutzen, dürfen die Organisationen jedoch keine kritischen Schritte zu wirksamen Veränderungen überspringen, sonst lesen wir vielleicht recht bald über die Technologie-Falle 3.0. Wir bei Articulate haben Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmen in China und im gesamten asiatisch-pazifischen Raum, sich durch tiefgreifende Geschäftsumwandlungen, Organisationsänderungen, Prozessverbesserungen und Systemumsetzungen zu bewegen. Bitte kontaktieren Sie uns für Fragen zu diesem Artikel, oder für Anfragen für die Unterstützung per E-Mail an inquiry@articulate-and-win.com oder telefonisch unter + 86 (21) 6339 1312. Michael Adick Geschäftsführer | deutlich sprechen